Randevu asistanının üstleneceği işlemler ile işletme yetkilisinin değerlendireceği konular açıkça ayrılmalıdır. Tekrarlanan ve kuralları tanımlı işlemler otomatik yürütülebilir. Kişiye özel karar gerektiren durumlar ise yetkiliye yönlendirilmelidir.
Randevu işlemleri tanımlı kurallarla yürütülür
Hizmet seçimi, saat uygunluğu kontrolü, randevu kaydı, iptal ve değişiklik işlemleri işletmenin tanımladığı kurallarla yürütülür. Fiyat ve süre bilgileri kayıtlı hizmet listesinden alınır. Serbest soruları yanıtlayan bölüm randevu kayıtlarını değiştiremez.
Hatırlatma da tanımlı kurallarla gönderilir. Müşterinin onayı bulunmadığında hatırlatma mesajı gönderilmez.
Değerlendirme gerektiren konular yetkiliye yönlendirilir
Şikâyetler ve sağlıkla ilgili sorular asistanın karar vereceği konular değildir. Asistan tıbbi uygunluk değerlendirmesi yapmaz. Bu konuşmalar işletme yetkilisine yönlendirilir.
İndirim ve özel koşul talepleri de işletmenin kararını gerektirir. Asistan, kayıtlı bilgilerde bulunmayan bir fiyat veya koşul sunmamalıdır.
Yetkili değerlendirmesi gereken durumlarda müşteriye yönlendirme bilgisi verilir. İşletme ekibi konuşmayı devralarak talebi değerlendirebilir.
Yanıtlanamayan sorular açıkça belirtilir
Kayıtlı bilgilerle yanıtlanamayan bir soruya tahminle cevap vermek yerine talep ekibe iletilir. Müşteriye işlemin durumu açık ve ölçülü bir dille bildirilir.
Karar verirken işlemin etkisini değerlendirin
Bir işlemi otomatikleştirmeden önce yanlış yapılmasının etkisini değerlendirin. Randevu saatinin kontrolü ile sağlık hakkında karar verilmesi aynı sorumluluğu taşımaz. Yetkili değerlendirmesi gereken konuları baştan belirleyin.