Randevu yönetimi sırasında müşterinin adı, telefon numarası ve randevu bilgileri gibi kişisel veriler işlenir. Bu yazı hukuki görüş niteliğinde değildir; işletmenin veri kullanımında dikkate alması gereken başlıkları açıklar.
İşletmenin sorumlulukları devam eder
Müşteri verilerini hizmet amacıyla kullanan işletmenin sorumlulukları, yazılım kullanımına geçildiğinde de devam eder. Yazılım, işletmenin talimatları doğrultusunda verileri işler. Kayıtların defterde veya yazılımda tutulması bu sorumlulukların değerlendirilmesi gereğini ortadan kaldırmaz.
Yalnızca gerekli verileri toplayın
Randevu oluşturmak için müşteriden ad ve telefon bilgisi alınır. Doğum tarihi, adres ve kimlik numarası bu işlem için istenmez. Toplanan bilgileri randevu amacıyla sınırlı tutmak, gereksiz veri saklanmasını önler.
Sağlıkla ilgili bilgiler ayrıca dikkat gerektirir. ReplyRez’nın mevcut kişisel bakım kapsamı tıbbi kayıt tutmayı içermez.
Müşterilerinizi veri kullanımı hakkında bilgilendirin
Müşteriye verilerinin hangi amaçla işlendiği, saklama koşulları ve paylaşım hakkında açık bilgi sunulmalıdır. İlgili aydınlatma metni erişilebilir olmalıdır. ReplyRez’da hatırlatma gönderimi için müşterinin tercihi ayrıca alınır.
Saklama ve silme süreçlerini belirleyin
Kayıtların saklama süreleri ve silme süreçleri yazılı olarak tanımlanmalıdır. Müşterilerin silme taleplerinin nasıl değerlendirileceği de bu süreçte ele alınmalıdır.
Hizmet sona erdiğinde kayıtların teslimini değerlendirin
Kullandığınız hizmet sona erdiğinde randevu ve müşteri kayıtlarının hangi biçimde teslim edileceğini sözleşme aşamasında inceleyin. ReplyRez’da kayıtlar işletmeye özel kurulumda tutulur ve talep üzerine tablo dosyası olarak hazırlanır.